Resumo das atividades:
Organização da agenda (CEO)
Organização da recepção
Manutenção da organização da sala do CEO
Atendimento ao cliente
Atendimento aos colaboradores das áreas (direcionamento)
Recebimento de correspondência
Atendimento telefônico (interno, externo e interfone)
Recepção de convidados
Suporte aos convidados (água, café, dentre outros)
Agendamento de serviços e atividades (sempre que solicitado)
Suporte aos integrantes da área administrativa
Relacionamento com fornecedores
Agenda de aniversários (clientes, empresas e instituições)
Organização da ornamentação da empresa
Atendimento as reuniões oficiais de área
Organização de viagens do CEO
Prestação de contas de viagens do CEO
Agenda da sala de reuniões (partilhado com a Daniele)
Atenção a organização e limpeza da empresa
Contribuição com as áreas administrativas da empresa (RH,
Administrativo e Financeiro)
Checklist do veículo da empresa.
Habilidades administrativas
Organização: A área administrativa deve ser altamente organizada para lidar com várias
tarefas e responsabilidades. Isso envolve o gerenciamento de documentos, o
arquivamento adequado de registros, a manutenção de uma agenda atualizada e a
organização eficiente do espaço de trabalho.
Gerenciamento de tempo: O gerenciamento eficaz do tempo é fundamental para a área
administrativa. Isso inclui estabelecer prioridades, definir prazos realistas, evitar a
procrastinação e usar técnicas de produtividade para otimizar o tempo gasto em cada
tarefa.
Comunicação interna: A área administrativa é responsável por facilitar a comunicação
interna entre diferentes departamentos e funcionários. É importante ter habilidades de
comunicação eficazes para transmitir informações de forma clara e concisa, garantindo
que todos recebam as informações relevantes de maneira oportuna.
Atendimento ao cliente: A área administrativa muitas vezes lida com clientes internos e
externos. É essencial ter habilidades de atendimento ao cliente para lidar com consultas,
solicitações e reclamações de maneira cortês e profissional. A satisfação do cliente deve
ser uma prioridade.
Confidencialidade: A área administrativa pode ter acesso a informações sensíveis da
empresa, como dados financeiros, registros de funcionários e informações estratégicas. É
fundamental manter a confidencialidade dessas informações e garantir que apenas
pessoas autorizadas tenham acesso a elas.
Uso eficiente de tecnologia: A área administrativa deve utilizar adequadamente as
ferramentas tecnológicas disponíveis para otimizar as tarefas diárias. Isso inclui o uso de
software de gestão, planilhas eletrônicas, sistemas de comunicação interna e outras
soluções tecnológicas relevantes.
Gestão de recursos: A área administrativa é responsável por gerenciar os recursos da
empresa, como suprimentos de escritório, equipamentos e orçamento. É importante ter
um controle adequado desses recursos, monitorar os gastos e buscar maneiras de
economizar e otimizar os recursos disponíveis.
Conformidade e regulamentações: A área administrativa deve estar atualizada com as leis,
regulamentações e requisitos aplicáveis ao setor em que a empresa atua. Isso inclui
questões trabalhistas, tributárias, de segurança e saúde ocupacional, entre outras. É
importante garantir que a empresa esteja em conformidade com essas regulamentações.
Formação: Administração ou áreas correlatas
Experiência mínima de 2 anos na área.
Benefícios
Buscamos um Analista Administrativo para um de nosso clientes no segmento de Agência de publicidade localizado no bairro: se Perdizes/ Pompéia – Barra Funda.
© BP Soluções – Todos os direitos reservados | Desenvolvido por: Criativa Marketing