Reforço da nossa Cultura Organizacional
Atendimento as necessidades dos colaboradores
Alinhar necessidades com a direção administrativa (Karina)
Alinhamento de necessidades com as lideranças de área seguindo a ordem hierárquica
CEO, Direção, Heads, Coordenadores, Supervisores e Operadores
Contribuição e acompanhamento na integração de novos colaboradores junto ao Recursos
Humanos
Verificar se os dados e atualização dos colaboradores estão em dia
Averiguar se ao entrar os novos colaboradores houve o envio de informações de novas
contratações ao administrativo, jurídico e financeiro
Acompanhar e contribuir com as atividades e eventos que visem contribuir com o bem
estar dos colaboradores, uma vez que houver tempo para isso
Cuidar e zelar pela estrutura (manutenção das salas e equipamentos)
Inventário de compras em dia (mês a mês apresentar ao CEO)
Conferir documentos administrativos
Listas de compras
Reportar clima administrativo aos superiores
Manter a organização de armários, documentos e objetos
Manter distância de assuntos que envolvam conversas paralelas as atividades de trabalho
Contratação de serviços e compras diversas
Conferir necessidade de trocas ou compra de equipamentos de contribuição
Reportar tudo a direção da empresa que possam prejudicar o desenvolvimento
Acompanhar reunião de liderança
Orientar as áreas administrativas da empresa quanto aos cuidados
Cuidar junto as integrantes da área administrativa da reunião mensal (apresentação, pauta
e espaço)
Desenvolver atividades do aniversário do colaborador (presente, textos e artes de acordo
com o padrão)
Acompanhamento de contratos e documentos assinados
Habilidades requeridas:
Organização: A secretária deve ser altamente organizada para lidar com várias tarefas e
responsabilidades. Isso envolve manter uma agenda atualizada, acompanhar prazos, arquivar documentos importantes e manter a área de trabalho limpa e arrumada.
1.
Discrição: A secretária lida com informações confidenciais e sensíveis regularmente. É
fundamental manter a discrição e a confidencialidade em relação a todas as informações
relacionadas ao trabalho e aos assuntos pessoais dos executivos com os quais trabalha.
2.
Comunicação eficaz: A secretária deve ter habilidades de comunicação excelentes, tanto
oralmente quanto por escrito. É importante transmitir informações de forma clara e
concisa, além de ser capaz de se comunicar educadamente e profissionalmente com
colegas, clientes e fornecedores.
3.
Gerenciamento de tempo: Uma secretária muitas vezes lida com prazos apertados e
múltiplas tarefas simultaneamente. É importante ter habilidades de gerenciamento de
tempo para priorizar tarefas, estabelecer metas realistas e manter-se organizada para
cumprir prazos.
4.
Flexibilidade: No papel de secretária, você pode enfrentar situações imprevistas e
demandas de última hora. Ser flexível e capaz de se adaptar a mudanças é fundamental. Esteja preparada para lidar com situações inesperadas e resolvê-las de maneira eficiente.
5.
Conhecimento tecnológico: As habilidades com recursos tecnologicos são essenciais para
uma secretária atual. Isso inclui o domínio de ferramentas de agenda, como processadores
de texto, planilhas eletrônicas, sistemas de gerenciamento de projetos e trabalhar em
rede.
6.
Atendimento ao cliente: Como secretária executiva, você pode ser o primeiro ponto de
contato para clientes, parceiros de negócios e fornecedores. É importante ter habilidades
de atendimento ao cliente para lidar com pessoas educadamente, responder a perguntas
e resolver problemas de forma eficiente.
7.
Etiqueta profissional: A secretária executiva muitas vezes representa os executivos e a
empresa. É importante ter uma conduta profissional e seguir as normas de etiqueta
adequadas ao se comunicar, se vestir e se comportar no ambiente de trabalho.
Formação desejável: Superior completo ou cursando em Secretariado, Administração ou áreas correlatas
Experiência comprovada como secretária ou Assistente de Diretoria.
Benefícios
Empresa em grande ascensão no segmento de publicidade.
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